Beratung & Service
Das perfekte 
erfordert allem voran zwei Punkte:
- ein hohes Maß an Vorbereitung
- ein durchdachtes Veranstaltungskonzept
Erforderlich ist ein hoher organisatorischer Aufwand, um eine Veranstaltung zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Zusätzlich ist es unabdingbar einen Überblick über sämtliche gesetzliche Regulierungen zu haben, einen Überblick über die einzuholenden Genehmigungen und Anträge zu behalten sowie Lieferanten und Personal zu koordinieren.
Klassische Fragen, welche bei der Vorbereitung anfallen:
- Welche Zielgruppe möchte ich erreichen?
- Benötige ich einen Sanitäts- oder Branddienst?
- Was muss ich alles gesetzlich beachten oder sogar beantragen?
- Welche Location passt zu meinem Vorhaben?
- Welche Versicherungen sind nötig und welche sind sinnvoll?
- Welche Werbemöglichkeiten sollten eingesetzt werden um kostenoptimiert zu werben?
- Welche Genehmigungen benötige ich um mittels Plakaten zu werben?
- Welchen Lieferant sollte ich einsetzen?
- Wieviele Gläser oder Becher sollte ich bestellen?
- Welchen Preis kann ich für Eintritt oder Getränke/Speisen verlangen und auf welche Bezahlungsmethode sollte ich zurückgreifen?
versteht sich als Full Event Service für Veranstaltungen, somit bieten wir Ihnen die Möglichkeit ihr Event zu unserem gemeinsamen zu machen. Hierbei ist es möglich unseren Beratungsservice vollumfänglich oder auch in Teilbereichen zu nutzen. Folgende Bereiche umfasst ein vollumfänglicher Beratungsservice
Konzept.
In der Konzeptionierung eines evênts. wird in zwei Schritten die Grundidee der Veranstaltung auf Papier gebracht. Hierzu wird in einem ersten Schritt die strategische Ausrichtung definiert, bei der die Grundidee, die Zielgruppe, das Erscheinungsbild, das gesteckte Ziel sowie ein paar Rahmenbedingungen definiert werden. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden, sodass das gemeinsam zu erarbeitende erfolgreich sowie den Kundenwünschen entsprechend durchgeführt werden kann.
Der zweite Schritt ist die technische Ausarbeitung, welche im Vergleich zum ersten Schritt deutlich ausführlicher ist. Ziel der technischen Ausarbeitung ist es eine bis ins Detail ausgearbeitete Grundlage zu haben um mit dem nächsten Schritt, der Organisation beginnen zu können. Darunter zählen:
- Alarmierungskonzept
- Beleuchtungskonzept
- Beschallungskonzept
- Brandschutzkonzept
- Bühnenkonzept
- Hallenkonzept (inkl. Aufbauplan, Zoneneingrenzungen)
- Kommunikationskonzept
- Kostenkonzept
- Ordnungsdienstkonzept
- Räumungskonzept
- Sanitätsdienstkonzept
- Sicherheitskonzept
- Verpflegungskonzept
- Werbekonzept
Organisation.
Unserer Erfahrung nach hat sich gezeigt, dass je detaillierter ein evênt. vorgeplant ist, desto weniger Überraschungen ergeben sich in der Organisations-, sowie Durchführungsphase. In der Organisationsphase beginnt das operative Arbeiten für die Veranstaltung. Die Organisation einer Veranstaltung nimmt viel Zeit in Anspruch, viele Unwägbarkeiten können hierbei auftreten. Die richtige Technik zur Beschallung und Ausleuchtung muss organisiert werden, Werbemaßnahmen eingeleitet, Catering abgestimmt, Schnittstellen mit der Location geklärt, Besichtigungen durchgeführt, Details ausgewählt und Entscheidungen getroffen werden.
Auf Basis des Veranstaltungskonzeptes müssen viele Angebote eingeholt werden, sodass qualitatives jedoch auch kosteneffizientes Equipment zur Verfügung steht. Ein nicht zu unterschätzender Anteil ist zudem die Vergleichbarkeit zwischen unterschiedlichen Anbietern herzustellen, sowie das Steuern der einzelnen Unterlieferanten. Dies bedeutet im Detail, dass ein reibungsloser Verlauf der Veranstaltung selbst zu gewährleisten, sowie die Kontrolle der einzelnen Unternehmen durchzuführen ist.
Zeitlich gesehen findet die Organisationsphase vor Beginn des Events statt, die Aufbauphase selbst ist Teil der nächsten Phase.
Monitoring.
Die Monitoring Phase beginnt mit dem Start des Aufbaus des s. Dies umfasst sämtliche Überwachungstätigkeiten während des Aufbaus, der Veranstaltung selbst, sowie des Abbaus. Hierunter gilt es sicherzustellen, dass die Anlieferung sämtlicher Materialien zeitgerecht, qualitativ, richtig temperiert und zur richtigen Position erfolgt. Der richtige Aufbau ist sicherzustellen, wobei hier einerseits die unterschiedlichen Unternehmen zu koordinieren sind sowie andererseits sicherzustellen, dass – unter Zugrundelegung des Veranstaltungskonzepts – qualitativ und gemäß der gesetzten Vorgaben aufgebaut wird. Nach erfolgtem Aufbau, welcher erfahrungsgemäß 2 Stunden vor Einlassbeginn abgeschlossen sein sollte, gilt es nochmals eine finale Prüfung durchzuführen sowie die nächsten Schritte der Veranstaltung zu überwachen.
Hierzu zählen:
- Einweisung des Personals in die unterschiedlichen Arbeitsbereiche
- Sicherstellen der Vollzähligkeit und der Tauglichkeit des Personals
- Finale Einweisung über Ablauf der Veranstaltung
- Überprüfung des Notfallkonzeptes
- Finale Abstimmungen mit Brand-, Sanitätsdienstes und Location
- Vorbereitung des Verkaufs sowie des Einlasses
- Befüllung der Theken, Kassen, Verkaufsstände, Sanitärbereiche
- In Empfang nehmen der Musiker, Künstler, Showacts
- Einweisung weiterer Unterlieferanten (Getränkedienst, Essensservice, Sicherheitsdienst, Reinigungsdienst, Spüldienst, usw)
Mit Einlassbeginn und somit dem Start des evênts. gibt es zusätzlich eine Reihe an Überwachungstätigkeiten durchzuführen:
- Einhaltung des Timetables
- Qualitätsüberwachungen
- Vollständigkeits Überprüfungen
- Technik
- Verpflegung der Band / Security / Technik / Brand- & Sanitätsdienst
- Werden die gesetzlichen Regularien eingehalten?
- Catering wie gewünscht präsentiert und vertrieben
- Genügend Lagerbestände vorhanden
- Angemessene Lautstärke
- Vorhandensein von Verbrauchsmaterialien
- Personaldisposition
- Zwischenfälle
Nach dem Ende der Veranstaltung beginnt die Abbau- sowie Reinigungsphase, welche mit dem Verlassen bzw. Übergeben der Location endet.
Parallel zum Monitoring eines s findet die nachfolgende Phase statt.
Durchführung.
Die Durchführungsphase startet parallel zum Monitoring mit dem Start des Aufbaus der Veranstaltung. Je nach dem zuvor ausgeklügelten Veranstaltungskonzept gilt es fundamentale Dinge aufzubauen, wie beispielsweise eine Wasser- bzw. Stromversorgung oder die Sanitäreneinrichtungen. Weiterhin erfolgt die Umsetzung des Aufstellplans, bei dem die Theke, das Ausschankequipment, die unterschiedlichen Kühleinheiten, die Bühne inklusive Audio und Lighting aufgebaut, elektrisch installiert und in Betrieb genommen werden.
Identisch zum Monitoring gilt es die Koordination der Lieferanten durchzuführen, Schnittstellen gemäß Vertragsgrundlagen zu stellen und im Zweifel sogar zu unterstützen.
Neben den Aufbau Tätigkeiten gilt es zu dem den Veranstaltungsbeginn vorzubereiten. Hierunter zählen unter anderem:
- Bedienung
- Kochen
- Getränkeausschank
- Verkauf
- Einlasskontrolle
- Externe Dienste (Sicherheitsdienst, Branddienst, Unterhaltungsstände, etc)
- Musikbetreuung
- Lichtsteuerung
Nach erfolgter Veranstaltung gilt es nach einer entsprechenden Reinigung ebenfalls sämtliches Equipment wieder abzubauen und auf den Ursprünglichen Zustand zurück zu führen.
Nachbereitung.
Die Phase der Nachbereitung stellt die letzten Schritte eines erfolgreichen s dar. Dabei werden sämtliche finanziellen Themen beglichen und eine Abrechnung der Veranstaltung wird zum besseren Abgleich der Planung zur realen Umsetzung durchgeführt. Rechnungen von Lieferanten müssen geprüft sowie beglichen werden. Das geliehene Equipment muss zum Teil retourniert werden, sowie ein stringentes Schadensmanagement muss durchgeführt werden. Zum maximalen Lernerfolg für folgende Veranstaltungen sollten Feedbackrunden oder allgemein Zufriedenheitsbefragungen durchgeführt werden beim Veranstalter, den Besuchern sowie den Acts. Der letzte Schritt der Nachbereitung ist ein ausführliches Lessons Learned, was als Ergebnis eine dokumentierte Basis hat, um stetig Verbesserungen erzielen zu können.
